Reading time: 3 minutes

The use of virtual call centers has become an inevitable trend for businesses today. It makes a company’s communication activities significantly easier and more effective. Given how critical a call center system is to business operations, owning a modern call center has become a necessity. However, there are still quite a few companies and businesses that show little interest in adopting a virtual call center.

Tại sao phải thay thế tổng đài truyền thống

Bài viết này sẽ phân tích những lý do cần thay thế tổng đài truyền thống sang tổng đài ảo.

Tổng đài là gì và vì sao lại dùng tổng đài?

Tổng đài là một hệ thống giúp các thiết bị đầu cuối liên lạc với nhau và gọi ra bên ngoài thông qua thuê bao của nhà cung cấp. 

Với các doanh nghiệp, tổng đài là một phần quan trọng. Vì nếu không sử dụng nó thì mỗi nhân viên cần phải có một số điện thoại cố định riêng. Dẫn đến sự phức tạp trong việc nhận cuộc gọi  nội bộ cũng như các cuộc gọi từ khách hàng.

Với một hệ thống tổng đài, doanh nghiệp chỉ cần dùng một số điện thoại duy nhất để phục vụ cho việc liên lạc. Khách hàng nếu có nhu cầu gặp bộ phận nào, tổng đài sẽ chuyển cuộc gọi đến đúng bộ phận ấy, qua đó sẽ làm tăng tính hiệu quả trong công việc.

So sánh tổng đài ảo và tổng đài truyền thống

Tổng đài ảo

• Sẽ được miễn phí đăng ký và thiết lập.
• Không cần đầu tư các trang thiết bị, hệ thống tổng đài.
• Không mất quá nhiều chi phí cho việc sửa chữa thay thế các hư hỏng thiết bị tổng đài.
• Không cần người quản trị hệ thống chuyên dụng, tổng đài khách hàng sử dụng sẽ do đội ngũ kỹ thuật vận hành và chăm sóc.
• Tự thiết lập hệ thống, trả lời tự động và hướng dẫn quay số chuyển tới các máy nhánh, hộp thư thoại,…
• Không cần phải đầu tư nguồn dự phòng khi gặp sự cố mất điện.
• Cuộc gọi được đẩy tới điện thoại di động của nhân viên để nghe và trả lời mọi lúc mọi nơi.

Tổng đài ảo

Tổng đài truyền thống

• Mất chi phí cho việc thiết lập và lắp đặt.
• Mất chi phí đầu tư ban đầu cho hệ thống tổng đài.
• Mất chi phí thuê bảo dưỡng tổng đài máy nhánh, mạng nội bộ, hệ thống tính cước.
• Cần có người quản trị hệ thống chuyên dụng hoặc phải thuê nhân công khi muốn thay đổi tính năng của tổng đài hay máy nhánh…
• Có thể mất liên lạc hoặc phải đầu tư nguồn dự phòng khi có sự cố mất điện lưới.
• Nhân viên luôn phải ngồi tại văn phòng để nghe và trả lời điện thoại.

Với những so sánh ở trên, tổng đài ảo đã cho thấy nhiều lợi ích hơn hẳn so với tổng đài truyền thống. Từ chi phí lắp đặt, chi phí vận hành, chi phí sửa chữa cho đến cước phí các cuộc gọi, tổng đài ảo đều có thể tiết kiệm hơn tổng đài truyền thống cũ.

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT (VIHAT TECHNOLOGY Co.,LTD)

Trụ sở: Tòa nhà ViHAT – 06 đường số 16 (KDC Himlam) – P.Hiệp Bình Chánh – Q.Thủ Đức – TP.HCM

Chi Nhánh Hà Nội Tầng 15, Tòa Nhà LADECO, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội

Chi Nhánh Cambodia Thida Rath #154 St.33MC , Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh