Doanh nghiệp mua tổng đài ảo cần lưu ý tiêu chí nào?

Thời gian đọc: 4 phút

Đâu là tiêu chí mua tổng đài mà các doanh nghiệp nên tìm hiểu và chú ý tới? Để có thể đáp ứng được nhu cầu mong muốn của doanh nghiệp, mang đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất.

6 tiêu chí khi mua tổng đài ảo các doanh nghiệp tìm kiếm

Chất lượng cuộc gọi 

Chất lượng cuộc gọi là một vấn đề không thể thiếu khi đánh giá một tổng đài ảo tốt. sự ổn định của chất lượng cuộc gọi bao gồm: Âm thanh, tín hiệu, âm lượng,… chính là điều cần thiết giúp gia tăng trải nghiệm của khách hàng khi gọi điện đến doanh nghiệp. 

Chất lượng cuộc gọi sẽ quyết định trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng, dẫn đến việc thuyết phục họ đưa ra quyết định sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.

Giao diện và thao tác thân thiện người dùng

Một yếu tố mà một hệ thống tổng đài ảo thu hút và tiếp cận được nhiều khách hàng doanh nghiệp. Đó chính là những thiết kế về giao diện và thao tác của hệ thống khi người dùng bắt đầu sử dụng. 

Một thiết kế giao diện thân thiện và dễ sử dụng khi thực hiện những thao tác sử dụng tính năng trên hệ thống. Sẽ giúp cho người dùng có một trải nghiệm vô cùng tốt, dễ hiểu, dễ ghi nhớ các thao tác tính năng. Từ đó gia tăng được sự yêu thích của người dùng khi sử dụng hệ thống tổng đài ảo này.

Tính linh hoạt

Tổng đài ảo cần có tính linh hoạt trong việc tùy chỉnh các tính năng để phù hợp với mục đích, nhu cầu, mong muốn của doanh nghiệp khi sử dụng. Nhờ đó tăng cường hiệu suất làm việc, nâng cao hiệu quả trong việc tương tác, chăm sóc khách hàng của chuyên viên tư vấn.

Khả năng tích hợp

Tổng đài ảo cần có khả năng tích hợp với các hệ thống khác của doanh nghiệp như: Hệ thống quản lý khách hàng (CRM), hệ thống quản lý cuộc gọi (call center),…Từ đó đồng bộ hóa hệ thống, giúp dễ dàng quản lý chất lượng dịch vụ CSKH, tăng hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên. Tiết kiệm thời gian làm việc cho nhân sự khi phải tương tác khách hàng từ nhiều hệ thống khác nhau.

Dễ dàng quản lý

Tổng đài ảo cần có khả năng xuất những báo cáo số liệu, kết quả chi tiết như: Thời gian nghe máy của khách hàng, các cuộc gọi bị từ chối,…Điều này hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc quản lý, nắm bắt những vấn đề chưa tốt trong cuộc gọi. Ngoài ra giúp nhà quản lý giám sát chất lượng chăm sóc khách hàng của đội ngũ CSKH.. 

6 tiêu chí khi mua tổng đài ảo các doanh nghiệp tìm kiếm

Chất lượng cuộc gọi 

Chất lượng cuộc gọi là một vấn đề không thể thiếu khi đánh giá một tổng đài ảo tốt. sự ổn định của chất lượng cuộc gọi bao gồm: Âm thanh, tín hiệu, âm lượng,… chính là điều cần thiết giúp gia tăng trải nghiệm của khách hàng khi gọi điện đến doanh nghiệp. 

Chất lượng cuộc gọi sẽ quyết định trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng, dẫn đến việc thuyết phục họ đưa ra quyết định sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.

Giao diện và thao tác thân thiện người dùng

Một yếu tố mà một hệ thống tổng đài ảo thu hút và tiếp cận được nhiều khách hàng doanh nghiệp. Đó chính là những thiết kế về giao diện và thao tác của hệ thống khi người dùng bắt đầu sử dụng. 

Một thiết kế giao diện thân thiện và dễ sử dụng khi thực hiện những thao tác sử dụng tính năng trên hệ thống. Sẽ giúp cho người dùng có một trải nghiệm vô cùng tốt, dễ hiểu, dễ ghi nhớ các thao tác tính năng. Từ đó gia tăng được sự yêu thích của người dùng khi sử dụng hệ thống tổng đài ảo này.

Tính linh hoạt

Tổng đài ảo cần có tính linh hoạt trong việc tùy chỉnh các tính năng để phù hợp với mục đích, nhu cầu, mong muốn của doanh nghiệp khi sử dụng. Nhờ đó tăng cường hiệu suất làm việc, nâng cao hiệu quả trong việc tương tác, chăm sóc khách hàng của chuyên viên tư vấn.

Khả năng tích hợp

Tổng đài ảo cần có khả năng tích hợp với các hệ thống khác của doanh nghiệp như: Hệ thống quản lý khách hàng (CRM), hệ thống quản lý cuộc gọi (call center),…Từ đó đồng bộ hóa hệ thống, giúp dễ dàng quản lý chất lượng dịch vụ CSKH, tăng hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên. Tiết kiệm thời gian làm việc cho nhân sự khi phải tương tác khách hàng từ nhiều hệ thống khác nhau.

Dễ dàng quản lý

Tổng đài ảo cần có khả năng xuất những báo cáo số liệu, kết quả chi tiết như: Thời gian nghe máy của khách hàng, các cuộc gọi bị từ chối,…Điều này hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc quản lý, nắm bắt những vấn đề chưa tốt trong cuộc gọi. Ngoài ra giúp nhà quản lý giám sát chất lượng chăm sóc khách hàng của đội ngũ CSKH.. 

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT (VIHAT TECHNOLOGY Co.,LTD)

Trụ sở: Tòa nhà ViHAT – 06 đường số 16 (KDC Himlam) – P.Hiệp Bình Chánh – Q.Thủ Đức – TP.HCM

Chi Nhánh Hà Nội Tầng 15, Tòa Nhà LADECO, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội

Chi Nhánh Cambodia Thida Rath #154 St.33MC , Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh