Nâng tầm hệ thống IVR cho tổng đài doanh nghiệp

Thời gian đọc: 4 phút

Hệ thống IVR là một trong những tính năng tuyệt vời mà Tổng đài thông minh mang lại cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp dễ dàng cung cấp phản hồi tự động cho khách hàng. Nhưng để tối ưu chất lượng mà IVR mang lại, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể làm tốt. Vậy cùng OMICall tìm hiểu qua một số cách nâng tầm hệ thống IVR cho tổng đài doanh nghiệp.

Nâng tầm hệ thống IVR cho tổng đài doanh nghiệp

IVR là gì?

IVR (Interactive Voice Response), đây là công nghệ tương tác bằng giọng nói thông qua điện thoại hotline. Tuỳ vào từng kịch bản doanh nghiệp mong muốn mà  thiết kế hệ thống IVR phù hợp. 

IVR là một tính năng điều hướng/định tuyến cuộc gọi của khách hàng khi liên hệ đến doanh nghiệp qua hotline. Việc thiết lập một thống IVR tối ưu giúp cho doanh nghiệp dễ dàng xử lý tự động yêu cầu của khách hàng. Khi đó, trải nghiệm khách hàng đối với thương hiệu và doanh nghiệp sẽ được nâng cao. Doanh nghiệp đơn giản hoá việc đáp ứng nhu cầu và làm hài lòng khách hàng.

Cách nâng tầm công nghệ hệ thống IVR cho tổng đài doanh nghiệp

Cung cấp tính năng gọi lại

Mọi khách hàng hiện nay đều muốn được phản hồi và giải đáp một cách nhanh chóng. Vậy nên họ sẽ khó chịu khi doanh nghiệp không trả lời ngay lập tức những yêu cầu của họ. Một trong những cách để phản hồi kịp thời thì doanh nghiệp ứng dụng giải pháp IVR. Nên thiết lập tùy chọn gọi lại trong tính năng IVR của tổng đài.

Khi ứng dụng tính năng tự gọi lại, doanh nghiệp có thể cung cấp cho khách hàng sự linh hoạt. Công nghệ VoIP của tổng đài thông minh OMICall, sẽ giúp cắt giảm thời gian chờ máy của khách hàng. Giúp doanh nghiệp mang lại trải nghiệm tuyệt vời nhất. 

phần mềm tổng đài điện thoại Call Center

Thêm tuỳ chọn được hỗ trợ bởi con người

Có một số khách hàng vẫn chưa cảm thấy quen thuộc với việc ứng dụng IVR vào việc liên lạc. Họ cảm thấy không hài lòng khi phải nói chuyện với hệ thống. Nên doanh nghiệp cần linh động thêm tùy chọn hệ thống IVR trong việc chuyển cuộc gọi đến nhân viên tư vấn.

Thu thập thông tin phản hồi từ khách hàng một cách có hệ thống

Việc thiết kế hệ thống IVR là của doanh nghiệp. Nhưng người trải nghiệm hệ thống tổng đài ảo sẽ là khách hàng. Vậy nên cần phải thiết lập hệ thống đủ tốt để trải nghiệm thực sự nằm ở chính khách hàng gọi đến doanh nghiệp.

Cần khảo sát xem khách hàng cảm thấy như thế nào về hệ thống IVR một cách thẳng thắng và chính xác. Thường xuyên cung cấp những khảo sát, chăm sóc khách hàng để biết được khách hàng có đang hài lòng hay không. Không nên lo lắng khi nhận lại những phản hồi tiêu cực và không tốt. Đây là cơ hội để doanh nghiệp có những hiệu chỉnh phù hợp để mang đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất.

Xây dựng menu đơn giản, ngắn gọn

Doanh nghiệp nên tối ưu về độ dài của IVR để khách hàng không cảm thấy hoang mang khi bấm nút chọn. Với những tùy chọn đơn giản, dễ hiểu, khách hàng sẽ đơn giản cho việc chọn và tiết kiệm thời gian hơn. Hơn nữa, với sự ngắn gọn thì sẽ tạo ghi nhớ trong đầu khách hàng. Khi đó họ không phải nghe đi nghe lại những tùy chọn trong hệ thống.

Phục vụ 24/7

Nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp luôn thay đổi và không đồng nhất. Vì vậy những tùy chọn có sẵn có thể sẽ không đáp ứng được toàn bộ khách hàng. Nên cần luôn sẵn sàng 24/7 phục vụ, cung cấp giải pháp, dịch vụ. Khi đó, doanh nghiệp sẽ trở nên nổi bật hơn đối với đối thủ cạnh tranh cùng ngành của mình.

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT (VIHAT TECHNOLOGY Co.,LTD)

Trụ sở: Tòa nhà ViHAT – 06 đường số 16 (KDC Himlam) – P.Hiệp Bình Chánh – Q.Thủ Đức – TP.HCM

Chi Nhánh Hà Nội Tầng 15, Tòa Nhà LADECO, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội

Chi Nhánh Cambodia Thida Rath #154 St.33MC , Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh